Manual de Usuario Zimbra

Introducción

Desde el 6 de Setiembre está disponible la nueva plataforma de correo electrónico, Zimbra.
La nueva plataforma permite entre otras cosas:

Zimbra Collaboration Suite (ZCS) es una suite de colaboración que combina herramientas de correo electrónico,calendarios,libreta de direcciones, etc. Todas estas herramientas se encuentran al utilizar el cliente de web en una misma dirección,un único login y desde cualquier lugar en el que se encuentre,lo que demuestra la potencia de esta solución sin ni siquiera haber entrado en detalle sobre las disintas herramientas.

Algunos de los consejos generales para utilizar el cliente WebMail dentro de navegador de Internet son:

Entrar al sistema

  1. Vaya a la dirección que le dio el administrador del sistema. (https://correo.psico.edu.uy)
  2. Introduzca el usuario que le indicó el administrador del sistema.
  3. Introduzca la clave que le indicó el administrador del sistema.
  4. Escoja el tipo de cliente de web que quiere usar (Avanzado (Ajax), Normal (HTML), Mobile (para teléfonos moviles) o Predeterminado, este último es el recomendado).
  5. Pinche en el botón “Iniciar Sesión” o simplemente presione ENTER.

Navegar por Zimbra

Al iniciar sesión en Cliente web de Zimbra, verás una pantalla completa similar a la mostrada a continuación.

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La página de Cliente web de Zimbra incluye las siguientes áreas:

  1. Encabezado. Esta zona incluye la Búsqueda de personas para buscar en el directorio de la Facultad (todos los correos @psico), tu nombre, y los enlaces Ayuda y Salir.
  2. Pestañas de las aplicaciones. Las aplicaciones a las que puedes acceder se detallan en las pestañas mostradas en esta fila.
  3. Barra de búsquedas. En esta zona encontrarás la Búsqueda y la Búsqueda avanzada. También puedes guardar las búsquedas desde aquí.
  4. Barra de herramientas. Muestra las acciones que puedes tomar con la aplicación actual. En este ejemplo, se visualiza la barra de herramientas de la aplicación de Correo.
  5. Panel de resumen. Muestra las Carpetas, incluidas las carpetas del sistema Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Spam y Papelera, así como cualquier carpeta personalizada que hayas creado, las Búsquedas que hayas guardado, las Etiquetas que hayas creado y los enlaces de Zimlet que se hayan creado para integrarlos con las aplicaciones de terceros desde tu buzón de correo. En la Agenda, el panel de resumen incluye tu lista de agendas y los Zimlets.
  6. Panel de contenido. El contenido en esta área cambiará según la aplicación que estés usando. Al visualizar la Bandeja de entrada, verás todos los mensajes o conversaciones que incluya.
  7. Panel de lectura. El Panel de lectura se utiliza para previsualizar mensajes. Puedes cambiar a la vista de tres paneles que muestra el panel de lectura a la derecha o puedes desactivar el panel de lectura completamente en la opción de Vista, en la barra de herramientas de correo
  8. También puedes visualizar una agenda en miniatura en el panel de resumen. La visualización de la agenda en miniatura es opcional y se puede habilitar en Preferencias>Agenda.

Cambiar su contraseña

La opción Cambiar contraseña se encuentra en la página General de Preferencias.

Para cambiar la contraseña:

  1. Haz clic en la pestaña Preferencias.
  2. En el panel Resumen, haz clic en General y en Opciones de inicio de sesión, haz clic en Contraseña.
  3. Introduce la contraseña antigua, luego la nueva contraseña y vuelve a introducir esta última para confirmarla.
  4. Haz clic en Cambiar contraseña. Se ha cambiado tu contraseña.

Aplicaciones

Debajo de la barra de búsqueda de internet, aparecen los tabs con las diferentes aplicaciones que componen Zimbra: Correo, Libreta de direcciones, Agenda, Tareas, Maletín y Preferencias.

A la izquierda usted verá su nombre y cuanto espacio está ocupando en el servidor. También se le informara cuanto espacio esta utilizando del asignado por defecto (2gb).

Debajo del nombre se muestran las carpetas y subcarpetas donde usted puede almacenar y clasificar sus correos. Luego vienen las Etiquetas, las Búsquedas y los Zimlets (aplicaciones que se usan para recibir información de otros sistemas).

Al final viene un calendario, en el que usted puede pinchar una fecha para ver la agenda de ese día.

Cuando usted escoja una aplicación, aparecerá una Barra de Herramientas con opciones específicas para la aplicación seleccionada. También que hay opciones de “Ayuda” y “Salir” en la esquina superior derecha de la aplicación.
Asegúrese de pinchar el botón “Guardar”, que se encuentra a la izquierda, encima de la barra de herramientas después de hacer cambios y antes de pasar a otra aplicación.

Preferencias del sistema

Zimbra fué instalado con la configuración por defecto, pero usted puede cambiar la vista y el comportamiento ajustando las opciones mostradas en el tab “Preferencias”. Note la nueva barra que aparece al lado izquierdo cuando usted entra a esta opción, en ella aparecen: General, Correo, Redactar, Firmas, Cuentas, Filtros, Libreta de direcciones, Agenda, Compartir, Mensajería Instantánea, Importar/Exportar, Accesos Directos y Zimlets.
Asegúrese de pinchar el botón “Guardar”, que se encuentra a la izquierda, encima de la barra de herramientas después de hacer cambios y antes de pasar a otra aplicación.

Algunos detalles importantes de las opciones de configuración:

Tómese su tiempo para explorar las diferentes opciones mostradas en “Preferencias”.

Menús accesibles con el botón derecho del ratón

Muchas zonas de la interfaz avanzada de Cliente web de Zimbra utilizan menús emergentes que aparecen al pasar el cursor por encima de un elemento, como las carpetas, y hacer clic con el botón derecho del ratón. El menú exacto que verás depende del tipo de elemento.

Al hacer clic con el botón derecho en los siguientes elementos visualizarás uno de estos menús:

Búsquedas rápidas

Zimbra permite realizar búsquedas personalizadas:

  1. Asegúrese que ha seleccionado el tipo de item que quiere buscar. Si no selecciona el tipo de item, la búsqueda se hará de acuerdo a la aplicación que tenga activa en el momento de la búsqueda. Por ejemplo, si esta en correo, se realizara la búsqueda dentro de sus correos.
  2. Escriba el nombre o la palabra que quiere buscar.
  3. Pinche el botón “Buscar” o presione ENTER.
  4. Si quiere incluir las carpeta de Spam y Basura en las búsquedas, configure las opciones apropiadas en “Preferencias – General – Búsquedas”.

Correo electrónico

Ordenar Correos

Ordene sus correos pinchando cualquiera de los campos de la ventana para ver el correo. Por ejemplo, para ordenar los correos por fecha pinche el campo marcado como “Recibido”.

Cambiar la vista de correo

Por defecto, se abre el buzón con la vista de la Bandeja de entrada. Tienes las siguientes opciones para personalizar la vista:

Puedes ver tus mensajes como mensajes individuales o como conversaciones. Por otro lado, puedes ver los mensajes con el panel de lectura desactivado, visualizado al pie de la página o visualizado a mano derecha.
Para cambiar la manera en la que se agrupan los mensajes en el buzón de correo, haz clic en Ver en la barra de herramientas y selecciona si deseas verlos por conversación o por mensaje y dónde deseas que aparezca el Panel de lectura.

Visualización de mensajes

La vista tradicional incluye una lista de mensajes con el mensaje más reciente en primer lugar. Los mensajes sin leer están resaltados de negrita. La información incluida en una única línea incluyen marcas de seguimiento, etiquetas, el campo De:, si hay un archivo adjunto, el asunto, la ubicación de la carpeta, el tamaño del mensaje (incluyendo los archivos adjuntos) y la hora en la que se recibió el mensaje.

Vista por conversación

La vista por conversación muestra tus mensajes agrupados por su asunto. Verás el número de los mensajes en la conversación entre paréntesis después del asunto. Cada conversación consiste en el mensaje original y todas sus respuestas. Las conversaciones que incluyen mensajes sin leer estarán en negrita.

Haz doble clic en la conversación para ver los mensajes dentro de la conversación. Haz clic en el mensaje para ver su contenido. En el enlace Ver, puedes seleccionar si quieres que se muestre en primer lugar el mensaje que se envió hace más tiempo o el más reciente.

Se visualizarán todos los mensajes relacionados con la conversación, incluso si están guardados en otras carpetas. La columna Carpeta indica la carpeta donde está archivado el mensaje.

Leer Correos

Imprimir Correos

Haga click en el icono de la impresora en la barra de herramientas o pinche el botón derecho del mouse sobre el mensaje que quiere imprimir y escoja la opción “Imprimir”. El mensaje se abrirá en una gran ventana junto a una caja de diálogo de impresión. Después de imprimir el mensaje pinche la “X”, en la esquina superior derecha de la ventana para cerrarla.

Crear un nuevo mensaje

Pinche el botón “Nuevo” en la barra de herramientas. Se mostrará la página para crear un nuevo correo electrónico. Pinchando la combinación de teclas “Shift y C” se abrirá una nueva ventana para componer mensajes.

Adjuntar archivos a un mensaje

Los mensajes de correo electrónico pueden contener archivos adjuntos. Usted puede adjuntar documentos, hojas de calculo, fotos y otros tipos de documentos.

  1. Pinche el botón “Añadir archivo adjunto”.
  2. Pinche el botón “Examinar” en la opción para el primer archivo.
  3. Seleccione el archivo que usted quiere adjuntar y pinche el botón “Guardar”
  4. Repita los pasos para agregar más archivos.
  5. Pinche el botón “Adjuntar” para incluir los archivos en el mensaje.

Marcar un mensaje como SPAM

Para marcar un correo como SPAM, debemos seleccionarlo y pinchar el botón spam

Filtros de correo

Los filtros para clasificar correos se pueden crear, modificar o eliminar en la opción “Preferencias – Filtros de correo”. Para crear un filtro:

  1. Escoja la opción “Nuevo filtro”. Se abrirá una nueva ventana.
  2. Escoja un nombre para el filtro.
  3. Escoja si el filtro se basará en una o todas las condiciones que usted defina para aplicar este filtro.
  4. Defina las diferentes condiciones a las que se le aplica el filtro. Para agregar una nueva condición pinche el botón “+”. Para eliminar una condición pinche el botón “-”
  5. Defina que acciones se deben tomar cuando esas condiciones se cumplen. Para agregar una nueva acción pinche el botón “+”. Para eliminar una acción pinche el botón “-”. Para mover un mensaje a una carpeta escoja la opción “Archivar en la carpeta” y luego pinche el botón “Examinar” para que pueda escoger la carpeta a donde se debe mover el mensaje.
  6. Si no quiere que se procesen otros filtros después de ejecutar este filtro marque la opción “No procesar filtros adicionales” .
  7. Pinche el botón “Aceptar” para guardar los cambios.

Insertar firmas de texto

Para insertar firmas de solo texto:

  1. Pinchar Preferencias->Firmas
  2. Pinchar en Nueva Firma
  3. Indicarle un nombre
  4. Escribir nuestra firma
  5. En "Utilizar Firmas" seleccionar que firma utilizaremos
  6. Pinchar en "Guardar"

Insertar firmas con imágenes

  1. Pinchar Preferencias->Firmas
  2. Pinchar en Nueva Firma
  3. Indicarle un nombre
  4. Seleccionamos la opción "Formato en HTML"
  5. Pinchamos en el botón "Insertar Imagen"
  6. Seleccionamos la imagen
  7. En "Utilizar Firmas" seleccionar que firma utilizaremos
  8. Pinchar en "Guardar"

Carpetas y etiquetas

Un mensaje se puede guardar en una carpeta pinchando el botón “Mover elementos seleccionados” o pinchando el botón derecho del ratón sobre el mensaje y escogiendo la opción “Mover”. También puede moverlo si deja presionado el botón izquierdo del ratón sobre el mensaje y lo mueve a la carpeta deseada.

Añadir varias cuentas @psico

En vez de tener que iniciar sesión en cada una de tus cuentas @psico, puedes comprobar esas cuentas directamente desde esta cuenta.

Para añadir cuentas externas a tu cuenta de correo web, en este caso una cuenta @psico

  1. Abre la página Preferencias>Cuentas y haz clic en Añadir cuenta externa. Se añadirá un nombre de cuenta Nueva cuenta externa# a tu lista de cuentas. Ahora deberás configurarla.
  2. En el campo Nombre de cuenta de la sección Configuración de la cuenta externa, introduce un nombre para identificar esta cuenta. La Nueva cuenta externa cambiará a dicho nombre. Este nombre de cuenta se puede seleccionar desde la lista de direcciones De cuando redactes nuevos mensajes de correo electrónico.
  3. En el campo Dirección de correo, introduce la dirección de correo electrónico exacta de tu cuenta externa.
  4. Ahora, configura los ajustes de la cuenta.
  5. Señala el tipo de cuenta, POP o IMAP, en este caso seleccionaremos IMAP.
  6. Opciones avanzadas Si el proveedor de servicios utiliza un puerto distinto del predeterminado, cámbialo ahora. Si utilizas una conexión segura, habilita Utilizar una conexión cifrada ( SSL) al acceder a este servidor.
  7. En la sección Descargar mensajes a, selecciona en qué carpeta deberían guardarse los mensajes. La opción predeterminada es crear una carpeta nueva y habilitarla para recibir los mensajes. Pero si deseas que los mensajes se queden en la Bandeja de entrada, selecciona la Bandeja de entrada.
  8. En el cuadro de texto situado debajo del campo De:, teclea el nombre que debería aparecer en el campo De para los mensajes de correo electrónico salientes (por ejemplo, Juan). Se trata del nombre que aparece delante de tu dirección de correo, selecciona la dirección de correo electrónico correcta que desees utilizar con este nombre.
  9. Haz clic en Guardar para configurar esta cuenta externa.

Suscribirte a fuentes RSS/Atom

Puedes suscribirte a tus sitios web favoritos que envían información actualizada directamente a tu buzón de correo por RSS (Really Simple Syndication) o podcast. En este caso vamos a explicar como suscribirnos a las novedades de la Facultad.

  1. Creas una carpeta para cada fuente RSS. Antes de continuar, deberás tener la dirección URL de esa fuente RSS, en el caso de la Facultad "http://www.psico.edu.uy/rss.xml".
  2. En el encabezado Carpetas en el panel de navegación, haz clic en el icono de la carpeta.
  3. En el campo Nombre, teclea el nombre de la carpeta de fuentes RSS.
  4. Activa la casilla Subscribir a fuente RSS/ATOM.
  5. En el campo URL, introduce la URL de la fuente RSS.
  6. Desde el menú de carpetas, indica dónde quieres añadir la carpeta de la fuente RSS. Al seleccionar la carpeta raíz, se creará una carpeta que se muestra al nivel más alto de la vista de carpetas, es decir, al mismo nivel que la bandeja de entrada.
  7. Haz clic en Aceptar.

El icono de la fuente RSS, se visualizará como la carpeta en el panel general. Abre la carpeta RSS para acceder al enlace.
Tu fuente de datos RSS se actualiza automáticamente cada 12 horas. Para actualizar el contenido en cualquier momento, abre la carpeta RSS y haz clic en Cargar fuente.

Nota: Las fuentes RSS que guardes restarán espacio de almacenamiento disponible para la cuenta.

Libreta de direcciones

Agregar un nuevo Contacto

Zimbra la permite agregar contactos personales en la opción de Contactos. Para agregar un nuevo contacto personal haga lo siguiente:

  1. Pinche la flechita hacia abajo que se encuentra en el botón “NUEVO”.
  2. Escoja la opción “Nuevo contacto”
  3. Incluya toda la información relevante de su contacto personal.
  4. Escoja como quiere almacenar el nuevo contacto en la opción “Guardar como:”. La opción por defecto es almacenarlo por Apellido, Nombre.
  5. Escoja uno de sus libros de direcciones personales para almacenar el contacto, pinchando la opción “Ubicación”, pinche el botón de “Guardar”

Importar libreta de direcciones desde Thunderbird

Desde Thunderbird:

  1. Pinchar Herramientas -> Libreta de direcciones
  2. Dentro de la Libreta, pinchar Herramientas -> Exportar
  3. Indicamos un nombre y donde guardaremos la Libreta, es importante que en el tipo de archivo seleccionemos "Separado por comas"

Desde Zimbra:

  1. Pinchar Preferencias -> Importar/Exportar
  2. Pinchar en examinar y indicar el archivo de la libreta (el que exportamos anteriormente desde Thunderbird)
  3. Pinchar en Importar (Tener en cuenta que este proceso puede demorar dependiendo de la cantidad de contactos)

Configurar las preferencias de tu libreta de direcciones

Utiliza las opciones de la carpeta Preferencias>Libreta de direcciones de la siguiente manera:

Configuración

Selecciona Añadir contactos nuevos a “Contactos respondidos” para añadir las direcciones de los destinatarios de los mensajes que envías automáticamente. Si activas esta opción, se añadirán a la carpeta Contactos respondidos.

Busca primero en la lista general de direcciones al utilizar el selector de contactos se puede activar si, con frecuencia, necesitas encontrar direcciones que están en el directorio de direcciones de la empresa, pero no en tu libreta de direcciones.

Autocompletar

Agenda

Agendar una cita

Citas recurrentes

Si usted desea programar una cita recurrente, utilice la opción “Repetir”, buscando la opción que se ajuste a sus necesidades.

Ver disponibilidad de tiempo de los participantes

Responder a una invitación a reunión o cita

Tareas

Ver tareas

Pinche la opción “Tareas” en la barra de aplicaciones.

Crear una nueva tarea

Pinche el botón “Nuevo”. Aparecerá una pantalla donde usted puede anotar los datos de la tarea:

En la lista de tareas se mostrarán las tareas, su estado, % de realización y fecha de entrega.

Nota: Zimbra no muestra las tareas en el calendario, por lo que para consultar las tareas
pendientes se debe de ingresar al tab de “Tareas”

Mensajería instantánea (Messenger)

Para establecer un chat con otra persona de la Facultad (@psico) haga lo siguiente:

En el campo “dirección del amigo” escriba la dirección de correo.

Maletín (Drive)

Usted puede guardar cualquier archivo en el Maletín de Zimbra. Esto permite que usted pueda almacenar información en el servidor de Zimbra para que sea accesible en cualquier lugar que usted tenga acceso a Internet. Para guardar un archivo en el maletín haga lo siguiente:

Más Ayuda

Ayuda Oficial de Zimbra